HUISHOUDELIJK REGLEMENT

HUISHOUDELIJK REGLEMENT BIDAVO BISSEGEM SEIZOEN 2019 – 2020
(versie 2.0 23/04/2019)

1) Inleiding 
Dit huishoudelijk reglement bevat een aantal afspraken en gedragscodes van praktische aard voor speelsters,
terreinverantwoordelijke/ploegverantwoordelijke, train(st)ers en ouders of voogd van jeugdspeelsters* van Bidavo Bissegem**.

De terreinverantwoordelijke/ploegverantwoordelijke,train(st)ers en ouders of voogd* hebben een belangrijke verantwoordelijkheid en een voorbeeldfunctie voor wat betreft het uitdragen en bewaken van deze afspraken en gedragscodes.
Enkel bij grove overtreding kunnen maatregelen worden opgelegd door de Raad van Bestuur van de club (zie 4.1 paragraaf sancties).

Dit huishoudelijk reglement bevat hoofdzakelijk (maar niet uitsluitend) wat clubleden mogen verwachten van elkaar en van de club.

Elk lid van de club wordt geacht dit huishoudelijk reglement te kennen en dit na te leven en krijgt bij de start van het seizoen 2019-2020 een exemplaar van het huishoudelijk reglement goedgekeurd door de Raad van Bestuur van de clubbij unanimiteit en bevestigd door de Algemene Vergadering van de club.
Op de website www.bidavo.be kan het huishoudelijk reglement door iedereen (huidige leden en nieuwe leden) gecontacteerd worden.
Dit huishoudreglement kan alleen worden aangevuld en gewijzigd door de Raad van Bestuur (bevestigd door de Algemene Vergadering van de club).
In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist de Raad van Bestuur van de vzw.

2) Visie en Missie
Bidavo Bissegem wil in de eerste plaats een gezellige club zijn waarin iedereen (jong en oud)zich thuis voelt en waar elke speelster met plezier naar toe komt.

Elk lid van Bidavo Bissegem houdt hierbij rekening dat sportieve ambities nooit de bovenhand mogen krijgen op onze kernwaarden, hetzij openheid, respect en toegankelijkheid.

Bidavo Bissegem wenst de verworven plaats en het positief imago binnen de regio te behouden en te versterken.
Door ontwikkeling van zowel het volleyballend vermogen als bewerkstelligen van het verenigingsgevoel moet iedereen trots zijn om lid te zijn van de club.

De vereniging heeft tot doel de bevordering van de lichamelijke opvoeding in het algemeen en in het uitoefenen van de volleybalsport in het bijzonder, zowel op het recreatief, competitief en professioneel niveau. De vereniging organiseert trainingen, wedstrijden, stages , enz..
Zij mag tevens alle activiteiten ondernemen, die dit doel kunnen bevorderen. Zij kan in die zin ook, doch slechts op bijkomende wijze, handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan besteed wordt aan het doel waarvoor zij opgericht is.

*ouders of voogd van de jeugdspeelsters worden verder aangeduid als ouders of voogd.

 

3)  Lidmaatschap
Ingevolge de statuten van de vzw Bissegemse Dames Volleybal is enkel de Raad van Bestuur bevoegd om de bijdrage van het lidmaatschap vast te leggen.

De Raad van Bestuur kan de ledenprijs laten variëren per categorie.
Uiterlijk per 31 maart van elk kalenderjaar wordt het lidgeld per categorie vastgelegd voor het volgend speelseizoen.
Indien een “jeugdspeelster” start in de seniorenreeks, betaalt zij het lidgeld van deze seniorenreeks.

Alle speelsters ontvangen per 1 juli een schrijven als uitnodiging tot betaling van het lidgeld.
De betaling van het lidgeld dient te gebeuren op uiterlijk 15 augustus. Leden die niet betaald hebben op 15 augustus worden niet toegelaten op de training en kunnen uiteraard niet opgesteld worden bij de wedstrijden.
Zodra het lidgeld vereffend is kunnen zij deelnemen aan de trainingen en wedstrijden.

De betaling van de lidgelden kan enkel gebeuren door storting op de bankrekening van de club, een andere betalingswijze is niet toegelaten en dit om discussies achteraf te vermijden.

Het lidgeld kan niet worden verhoogd of verlaagd in functie van concrete omstandigheden.
Onder geen enkel beding kan het lidgeld worden terugbetaald naar aanleiding van het stopzetten van de activiteit in de loop van het seizoen.
Uitzondering wordt gemaakt voor situaties ivm zwangerschappen en langdurige afwezigheid door ziektes en/of kwetsuren, anders dan zomaar stopzetting. In die gevallen beslist de Raad van Bestuur ,geval per geval,het lidgeld aan te passen.

Tussenkomst van het ziekenfonds :
Ter info melden wij dat de meeste ziekenfondsen een tussenkomst geven in de kostprijs van het lidgeld. Bij geldig lidmaatschap kan de speelster het aanvraagformulier bezorgen om te laten invullen door de secretaris.

Beëindigen van het lidmaatschap :
Het lidmaatschap eindigt :
• Uitsluiting door de Raad van Bestuur kan op grond van bezwarende feiten. Een uitsluiting wordt steeds schriftelijk gemotiveerd en per brief overgemaakt aan het lid (of de ouders/voogd).
• Bij niet vernieuwing (ontslag) van het lidmaatschap door het lid, wordt dit door het lid schriftelijk gemeld per mail aan de train(st)er en secretaris (niet spelende leden dienen dit zeker aan de secretaris te melden).

 

4) Gedragscodes
4.1 Algemeen
Elke persoon die zich bij ons aansluit als spelend of niet-spelend lid alsook de ouders of voogd van de jeugdspelers, worden geacht op de hoogte te zijn van deze gedragscodes en zich er naar te schikken.

• Van ieder lid wordt verwacht dat hij/zij zich engageert naar eigen vermogen bij extra sportieve evenementen die tot doel hebben de club financieel te steunen en hieraan meewerkt en/of aanwezig is. Iedereen is vrij nieuwe activiteiten voor te leggen aan het Bestuur.
• Niet-deelname aan geplande activiteiten door de leden, zowel sportieve- als clubactiviteiten worden steeds persoonlijk gemeld,in eerste instantie aan de betrokken train(st)er. Indien men die niet kan bereiken wordt achtereenvolgend de coach en/of de jeugdverantwoordelijke op de hoogte gesteld.
• Buiten mondelinge communicatie verloopt de communicatie binnen de club hoofdzakelijk met een intern schrijven (brief, e-mail of mededeling op de website). Daarom bezorgt elk lid van de club- en voor de jeugdspeelsters eveneens een ouder of voogd, aan de clubsecretaris zijn/haar meest gebruikte e-mailadres.
Elke wijziging van huis- of e-mailadres wordt onmiddellijk aan de secretaris doorgegeven, zodat deze alle nodige volleybalinstanties op de hoogte kan stellen.
• Alle problemen worden indien mogelijk met de betrokken trainer,coach of jeugdverantwoordelijke besproken.
• Elk lid van Bidavo Bissegem respecteert het materiaal dat toebehoort aan andere leden of aan de club of dat deel uitmaakt van de sporthal.
• Er worden geen alcohol houdende dranken gedronken op en naast het veld.
• Roken wordt afgeraden en is in de sporthal en cafetaria ten strengste verboden voor alle leden.
• Voor elke vorm van pesten in de ruimste zin van het woord, racisme, onderscheid op basis van taal,afkomst, politieke, godsdienstige of filosofische overtuiging, druggebruik en verdovende middelen, doping (zowel het gebruik als het gebruik mogelijk maken), alcoholmisbruik, diefstal, ongewenst seksueel gedrag, homofobie is er bij Bidavo Bissegem geen plaats en wordt als gedrag beschouwd dat in strijd is met de belangen van de club.
Oneerlijke lastercampagnes tegen Bidavo Bissegem worden niet geduld en stellen Bidavo Bissegem in de mogelijkheid gerechtelijke stappen te ondernemen tegen het lid, ouder en/of voogd.
• De Raad van Bestuur zal dan ook de nodig sancties treffen en bij grove overtredingen zelfs overgaan tot uitsluiting van het lid.

4.2 Voor de speelsters
• De volleybalreglementen verbieden het dragen van gelijk welke juwelen gedurende het volleyballen. We raden aan om zoveel mogelijk juwelen thuis te laten, je kan ze dan ook niet verliezen in de sporthal of gestolen worden. Bidavo Bissegem kan hiervoor dan ook niet verantwoordelijk gesteld worden.
• De speelster is sportief, vertoont teamgeest als onderdeel van het team en steunt haar medespeelsters.
Agressie tegen medespeelsters, trainers; bestuursleden ,supporters, wordt onder geen enkel beding getolereerd.
• Iedereen is minimum 5 minuten voor aanvang van de training aanwezig op het volleybalterrein en dit in gepaste uitrusting. Het intapen, verzorging en toiletbezoek gebeuren vooraf. Belangrijke persoonlijke voorwerpen breng je in je sporttas mee naar het terrein dit om diefstal te voorkomen. Bidavo Bissegem kan hiervoor niet verantwoordelijk gesteld worden.
• Elke onderbreking of verlaten van de training kan na overleg met de train(st)er.
• Alle speelsters helpen mee bij het klaarzetten van het terrein en bij het opbergen van het materiaal na de training.
• Bij thuiswedstrijden zijn de speelsters minstens 30 minuten voor de wedstrijdaanvang van de reserven aanwezig. Voor de uitwedstrijden worden vertrekuur en -plaats op voorhand afgesproken.
• Alle verplaatsingen gebeuren met persoonlijk vervoer. Voor de jeugd rekenen we hiervoor op de ouders en sympathisanten, waarbij een beurtrol in samenspraak met de train(st)ers, jeugdverantwoordelijke en ouders/sympathisanten opgesteld wordt.
De Raad van Bestuur bepaalt jaarlijks de regels aangaande het uitbetalen van een verplaatsingsvergoeding voor de uitwedstrijden van de eerste ploeg.
• Er dient gespeeld met sportschoenen die geen sporen nalaten ( o.a. geen zwarte zolen) op de speelvelden.
• De wedstrijduitrusting (trui; broek; ..) blijft eigendom van Bidavo Bissegem en wordt enkel tijdens de wedstrijden en tornooien gedragen. Deze wedstrijduitrusting wordt op het einde van het seizoen terug ingediend bij de club.
Bij verlies en/of beschadiging zal een vergoeding gevraagd worden ter waarde van de staat waarin de uitrusting zich op dat moment bevindt.
• Er wordt door niemand kritiek gegeven op eigen ploegmaats,trainers; tegenspeelsters, scheidsrechter(s) of andere personen met een officiële functie. Alleen de kapitein mag de scheidsrechter(s) en de personen met een officiële functie aanspreken en zij doet dat op een beleefde en correcte manier.
• Na de wedstrijd drukt iedereen de tegenstrever en de scheidsrechter(s) de hand en gaat de kapitein het wedstrijdblad tekenen.
• Bij iedere afwezigheid (ziekte , blessure en ongeschiktheid wegens onvoorziene omstandigheden) zal de speelster dit zelf zo vlug mogelijk melden aan hun eigen train(st)er.
De contactgegevens van de train(st)er staan vermeld in het Bidavo kalenderboekje en op de website. Bij ontvangst van de speelkalender duidt iedere speelster de beschikbare speeldagen aan, zodat de wedstrijddagen maximaal kunnen benut worden.

4.3 voor de begeleiders, terrein- en/of ploegverantwoordelijken
De begeleider, terrein- of ploegverantwoordelijke :
• Heeft een voorbeeldfunctie voor het team en respect voor speelsters; ouders,scheidsrechter(s) en tegenstanders.
• Ontvangt de (leiders van de) tegenpartij en de scheidsrechter(s).
• Houdt het scorebord bij( indien er geen andere persoon aanwezig is).
• Rapporteert het Bestuur, jeugdverantwoordelijke bij wangedrag.(Bij wangedrag van een speelster worden tevens de ouders/voogd ingelicht).
• Verzorgt indien nodig, het invullen en verder afhandelen van het wedstrijdblad.(Taak van de markeerder indien er geen markeerder is die zich enkel met het wedstrijdblad bezig houdt).

4.4. voor de train(st)ers
De train(st)er :
• Is verantwoordelijk voor het voorbereiden en opstellen van zijn/haar trainingen en zorgt voor coaching van de wedstrijden. Indien om een of andere reden hij/zij geen coaching kan doen duidt hij/zij een “coach” aan voor deze wedstrijd of periode.
• Is tijdig (als eerste) aanwezig in de zaal zodat hij/zij de speelsters kan ontvangen.
• Neemt zijn/haar verantwoordelijkheid aangaande de organisatie van de seizoensvoorbereiding (in overleg met het Bestuur) (voorbereidingswedstrijden en tornooien) en eventuele extra sportieve activiteiten (teambuilding).
• Indien een training niet kan doorgaan zorgt hij/zij ervoor dat elke speelster, het Bestuur en de zaalverantwoordelijke (indien nodig ook de ouders/voogd) hiervan tijdig op de hoogte gebracht worden.
• Is tevens verantwoordelijk voor het trainingsmateriaal en voor het wegbergen ervan na de training en de wedstrijd. Hij/zij probeert de speelsters een attitude bij te brengen om dit samen in orde te brengen.
• Zorgt ervoor dat het veld na de training/wedstrijd leeg is door verwijdering van de gebruikte materialen.
• Is beschikbaar voor een gesprek met de ouders van de jeugdspelers, al dan niet in aanwezigheid van het Bestuur. De gepaste momenten worden aan de ouders kenbaar gemaakt.
• Eventuele opleidingskosten worden vergoed door Bidavo Bissegem na samenspraak met het Bestuur.

4.5. voor de ouders/voogd van de jeugdspeelsters
De ouders/voogd :
• Zorgen er in de eerste plaats voor dat hun dochter op tijd aanwezig is voor de training of wedstrijd en zien er ook op toe dat er tijdig afgemeld wordt (hetzij door henzelf of hun dochter) voor een training of wedstrijd.
• Zijn positief ingestelde supporters die respect opbrengen voor alles wat er zich op en rond het veld situeert.
• Respecteren steeds de beslissingen van de train(st)er/coach en scheidsrechter.

5) Werking van de jeugdploegen 
• Iedere speelster die zich aansluit en met alle formaliteiten in orde is, mag het volledige seizoen trainen. Wedstrijddeelname wordt echter      bepaald door de train(st)er.
• Het bestuur kan, in samenspraak met de train(st)er, beslissen om op basis van kennis en kunnen een speelster uit te sluiten voor een nieuw seizoen of weigeren om deze speelster een categorie hoger te laten mee groeien.
• Wie tijdens het seizoen wenst lid te worden, mag 5 trainingen gratis mee volgen. Dan kan op basis van kennis, kunnen en groei beslist worden of deze speelster zich al dan niet kan/mag aansluiten.
• Het bestuur kan een speelster die de overstap moet maken van jeugd naar provinciaal op basis van kennis, kunnen en groei weigeren om provinciaal te gaan spelen.
• Vanaf U17 wordt gepeeld voor het klassement.

6) Jeugdarbitrage 
Alle speelsters van de seniorenploegen engageren zich om minimaal enkele wedstrijden als scheidsrechter te fungeren voor de jeugdwedstrijden, gezien alle jeugdwedstrijden niet meer door officiële scheidsrechters gefloten worden. Er wordt in samenspraak met het Jeugdbestuur/jeugdverantwoordelijke een beurtrol opgemaakt.
Indien de aangeduide speelsters ,om een of andere reden haar wedstrijd niet kan fluiten, zorgt ze zelf voor een vervanging onder de speelsters en verwittigt de verantwoordelijke van het jeugdbestuur zodat de lijst kan aangepast worden. Er wordt een kleine kostenvergoeding voorzien voor het leiden per jeugdwedstrijd.
Deze kostenvergoeding wordt jaarlijks bepaald door de Raad van Bestuur.

7) Engagement van het clubbestuur
• Als clubbestuur nemen we de uitdaging aan om de club verder te ontwikkelen, de club financieel gezond te houden en er voor te zorgen dat de nodige middelen ter beschikking zijn voor training en wedstrijden.
• Bidavo Bissegem streeft er naar (om zoveel mogelijk) gediplomeerde train(st)ers te engageren, die garant staan voor een professionele begeleiding van de speelsters.
• Bidavo Bissegem voorziet de nodige onkostenvergoeding voor elk lid dat slaagt in het behalen van een train(st)ersdiploma of het volgen van clinics, evenwel na goedkeuring door de Raad van Bestuur

8) Verzekering 
• Alle leden die officieel bij de club zijn aangesloten (zowel speelsters al niet spelers/speelsters) worden door de bondspolis verzekerd.
• Elk ongeval op training of tijdens een wedstrijd moet zo vlug mogelijk gemeld worden aan de clubsecretaris door middel van een correct ingevulde aangifteformulier. Dit formulier kan ter plaatse bekomen worden (via train(st)er of gedownload via onze website (zie rubriek documenten).
De clubsecretaris zorgt er voor dat deze formulieren elektronisch opgestuurd worden naar de verzekeringsmaatschappij ( Ethias).
Van dan af gebeurt de verdere afhandeling tussen de verzekeringsmaatschappij en het slachtoffer.
Zo worden alle afrekeningstukken en het genezingsattest rechtstreeks naar de verzekeringsmaatschappij opgestuurd met vermelding van het dossiernummer.
Zeer belangrijk :
Een aangifte van een sportongeval dient zo vlug mogelijk te gebeuren, dit betekent ten laatste binnen de week na het ongeval. Indien het aangifteformulier laattijdig bij de clubsecretaris terecht komt, kan deze niet aansprakelijk gesteld worden voor het mogelijks niet aanvaarden van het schadegeval door de verzekeringsmaatschappij.
Het formulier (B) “Bericht aan de slachtoffers van een lichamelijk ongeval” dient zeker voorzien te worden van een kleefbriefje van het ziekenfonds van het slachtoffer en gedagtekend voor akkoord.
Het formulier (C) “Geneeskundig getuigschrift – in te vullen door de behandelende geneesheer (zeker nakijken dat dit formulier voorzien is van stempel en handtekening van de behandelende geneesheer).

9) Wet op de Privacy – GDPR Europese verordening van 27/04/2018 (2016/679)
9.1. Contact
Als Bidavo Bissegem) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dat via onderstaande contactgegevens:
vzw Bissegemse Damesvolleybal Zomertij 5 8501 Heule.( bidavo@gmail.com).

9.2 Waarom verwerken wij persoonsgegevens
Je persoonsgegevens worden door Bidavo Bissegem verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
* om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Bidavo.
* het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
* het bekomen van subsidiëring door de overheid.
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doeleinden:
* identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonr (privé en werk),email,foto.
* identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: identiteitskaartnummer
* rijksregisternummer, bankrekeningnummer.
* persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit.
* niveaubepaling
speler(ster)/niet speler(ster)/trainer(ster)/scheidsrechter(ster)/medewerker.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben gekregen.

9.3. Wie verwerkt de gegevens ?
De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties :
* Bestuursleden van de vereniging
* Volley Vlaanderen, Volley West-Vlaanderen
* Stad Kortrijk

9.4. Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
* het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
* het verzorgen van IT infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
* het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegenen waarmee we een verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.
Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen

9.5. Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

9.6. Bewaartermijn
Bidavo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Bidavo Bissegem verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 2 jaar na beëindiging aansluiting.

9.7. Beveiliging van de gegevens.
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
* alle personen die namens Bidavo van je gegevens kunnen kennisnemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
* we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
* we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
* we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
* onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgege-vens.

9.8. Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hogervermeld adres kun je ons hiervoor contacteren.
Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

9.8. Klachten
Mocht U een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij het bevoegde orgaan dat toezicht houdt op de GDPR, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van persoonsgegevensbescherming.

Adres : Gegevensbeschermingautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35 1000 Brussel

9.9. Wijziging privacy-statement
Bidavo kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 23 april 2019.

Goedgekeurd op de Raad van Bestuur Volley West-Vlaanderen 23/04/2019